كيفية تنظيم مؤتمر: دليل خطوة بخطوة

يجب أن تبدأ في التخطيط للمؤتمر قبل ستة أشهر على الأقل من التاريخ. (بالنسبة إلى مؤتمر أكبر ، قد يبدأ التخطيط قبل عام من موعده). ستتابع الكثير من الأجزاء المتحركة.

يجب أن يكون لديك مليون سؤال في عقلك. من أين تبدأ؟ كيف تجد المتحدثين المناسبين لدعوتهم؟ أي مكان يناسب احتياجاتك؟

لا تقلق.

الحقيقة هي ، على الرغم من أن تنظيم مؤتمر هو مسعى متطلب ، فأنت لست أول من يواجهه. ليست هناك حاجة لإعادة اختراع العجلة. الأمر كله يتعلق باتباع بعض الخطوات المحددة.

لقد أعددنا هذا الدليل عالي المستوى حول كيفية تنظيم مؤتمر. سوف يرشدك خلال الخطوات الرئيسية المتضمنة ويربطك بالأدوات والمقالات القيمة التي ستجعل عملك أسهل بكثير. الخطوات ليست ترتيبًا زمنيًا بدقة – يمكنك البدء في الاتصال بمكبرات الصوت المحتملين قبل تأمين مكان ما – لكنها تعطيك فكرة تقريبية عما يجب التركيز عليه أولاً.

هل أنت مستعد لبدء ترتيب هذا المؤتمر؟

الخطوة 1: تحديد موضوع

يحتاج كل مؤتمر كبير إلى موضوع. ما هي الرسالة الموحدة التي سيرسلها المتحدثون وما هي الوجبات الرئيسية لحضور المؤتمر؟

أفضل المواضيع جذابة ومرتبطة وتحفز الاستجابة العاطفية. تريد المؤتمر أن يلهم ويحفز المحادثة. السمة الخاصة بك يجب تمكين ذلك.

على سبيل المثال ، ربما يكون “أقوى كفريق” موضوعًا أفضل من “تحقيق كفاءات محسنة من خلال زيادة التعاون عبر الوظائف”.

الموضوع هو أكثر من مجرد صرخة حاشدة لجميع المشاركين. كما أنها ستوجه علامتك التجارية والترويج لها ، بدءًا من تصميم شعار حتى الوصول إلى علامات تصنيف وسائل التواصل الاجتماعي إلى طباعة الملصقات والكتيبات وغيرها من الضمانات.

مزيد من القراءة والأدوات
دليل رائع من TED: أنشئ سمة
قائمة أفكار رائعة للمساعدة في العصف الذهني: 127 موضوعًا ومفهومًا لحدث شركتك التالي

الخطوة 2: قم بتجميع فريقك

من المحتمل أنك لن تنظم مؤتمرًا بمفردك. (في الواقع ، سنكون مصدومين إذا كان هذا هو الحال.)

ستحتاج إلى فريق متخصص من الأشخاص لتولي المسؤولية عن الجوانب المختلفة للتخطيط والمفاوضات والترويج. من المحتمل أن يشمل فريقك الأساسي:

فريق التخطيط: مكان المؤتمر ، والإقامة ، والأنشطة ، والتموين.
فريق الإدارة: الميزانية ، تسجيل الحضور ، بيع التذاكر. سيكون هذا الفريق / الشخص أيضًا نقطة الاتصال الرئيسية للأسئلة المتعلقة بالمؤتمر.
فريق التسويق: الاتصال بوسائل الإعلام ، وإنشاء مواد ترويجية ، وإدارة موقع الويب الخاص بك ، والمدونة ، وأنشطة وسائل الإعلام الاجتماعية.
فريق الرعايات: مسؤول عن تأمين الرعاة والتقدم للحصول على المنح وجمع التبرعات. (مناسبة فقط للمؤتمرات التي تعتمد على مصادر خارجية للتمويل. من الواضح)
المتطوعون: المساعدة في جميع الأنشطة في الموقع في يوم المؤتمر: إدارة الأبواب ، ومسح التذاكر ، وتتبع قائمة الضيوف ، وإدارة خزانة الملابس ، وتوجيه الأشخاص ، وما إلى ذلك.
ستكون مهمتك الرئيسية هي تنسيق الفريق وتحديد الأولويات وتفويض المهام.

الخطوة 3: إعداد الميزانية وخطة العمل

سواء تم تمويل المؤتمر من قبل الجهات الراعية أم لا ، سيكون عليك وضع ميزانية. عليك أن تعرف من أين يتم كسب أموالك وإنفاقها.

سيساعدك وجود ميزانية أيضًا على تحديد سعر المشاركة في المؤتمر. في ما يلي العناصر الأكثر شيوعًا التي ترغب في وضع ميزانية لها:

مكان
الإقامة
وسائل النقل
تقديم الطعام
رسوم المتحدث
أنشطة
تسويق
أعضاء الفريق
سيكون إعداد الموازنة بتقديرات واقعية مفيدًا أيضًا عند البحث عن أماكن والتفاوض على العقود.

مزيد من القراءة والأدوات
دليل سريع للميزنة: المال ، المال ، المال: وضع ميزانية لمؤتمرك
نموذج جاهز للاستخدام (من أحداث Bonjour): قالب ميزانية المؤتمر

الخطوة 4: البحث عن الجهات الراعية والمنح [اختياري]

إذا كنت تمول المؤتمر بمفردك ولا تبحث عن مصادر خارجية للإيرادات ، فيمكنك تخطي هذه الخطوة بأمان.

إذا لم يكن الأمر كذلك ، فأنت تريد الخروج بحثًا عن رعاة أو ترتيب جمع التبرعات. الشيء الرئيسي الذي يجب أخذه في الاعتبار هو أن الرعاة وقيمهم يجب أن تتماشى مع موضوع المؤتمر الخاص بك. (هل تريد ماكدونالدز أن ترعى مؤتمر “دعنا نصلح لياقتك”؟)

ابدأ بالعثور على جهات راعية تمول أحداثًا مماثلة أو ترتبط بشكل عام بالموضوعات الرئيسية لمؤتمرك.

حدد مقدار ما يقوله الرعاة في كيفية إدارة المؤتمر. هل ستسمح بعلامتها التجارية وشعارها على كل قطعة من المعدات؟ هل سيكونون قادرين على جلب مكبرات الصوت الخاصة بهم؟

تذكر: إنه توازن جيد بين الحصول على التمويل والتضحية بنزاهة مؤتمرك. أنت الحكم على مكان رسم هذا الخط.

مزيد من القراءة والأدوات
دليل ممتاز على الاقتراب من الجهات الراعية: كيفية التواصل مع الجهات الراعية
سوق لإيجاد الرعاة: الراعي MyEvent

نقل اثاث ابوظبي

الخطوة 5: استقر على موعد

حان الوقت الآن لتحديد موعد انعقاد المؤتمر. كما نوقش ، يجب أن يكون هذا التاريخ في أي مكان من ستة أشهر إلى سنة مقبلة.

تحتاج أيضًا إلى معرفة كم سيستمر المؤتمر. يشير إجماع الصناعة إلى أن المؤتمر الذي يضم حوالي 300 مشارك يدعو ليومين كاملين. قد تمتد المؤتمرات الأكبر والأكثر عمقًا لفترة أطول.

إليك بعض القواعد الرائعة التي يجب وضعها في الاعتبار:

اختر تاريخًا لا يتعارض مع الأحداث الكبرى الأخرى مثل المهرجانات. تجعل الأحداث على مستوى المدينة حجز الرحلات أكثر تكلفة وتعوق النقل عمومًا من وإلى المؤتمر. إلى جانب ذلك ، لا تريد أن يتنافس مؤتمرك على الاهتمام بالأحداث الكبيرة.
تجنب فترات العطلة الصيفية والشتوية عندما يميل الناس إلى الذهاب في إجازة. من الأفضل أن تهدف إلى موعد بين منتصف مارس ونهاية يونيو أو من أوائل سبتمبر إلى أواخر نوفمبر.
لا تخطط أبدًا لعقد مؤتمر خلال عطلة نهاية الأسبوع. بالنسبة لمعظم المشاركين ، يعد حضور المؤتمر جزءًا من عملهم ، لذا قم بجدولته خلال أسبوع العمل.
حاول التصويب حتى نهاية الأسبوع ، حتى يحصل الحاضرون المسافرون على فرصة البقاء خلفهم ومشاهدة المعالم السياحية أثناء إجازتهم. أفضل أيام المؤتمر هي الخميس والجمعة.
سيعطيك تحديد موعد نقطة ثابتة للرجوع منها لتخطيط الاستعدادات بشكل أفضل.

الخطوة 6: حجز المكان

بمجرد معرفة التاريخ ، يمكنك البدء في البحث عن الأماكن المتاحة التي تتوافق مع متطلباتك.

بشكل عام ، قد تنقسم الأماكن إلى ثلاث فئات:

حرم الجامعة: هذه هي الأنسب للأحداث الأكاديمية الأصغر وهي رخيصة نسبيًا للتوظيف.
الفنادق: تحتوي هذه الفنادق عادةً على مرافق مخصصة للمؤتمرات ومطاعم خاصة. إنها أفضل خيار الكل في واحد لأنها توفر مكانًا للإقامة ومساحة للمؤتمرات. كما أنها تميل إلى أن تكون الخيار الأغلى.
أماكن مستقلة: تشمل هذه الفئة جميع أنواع الأماكن الأخرى التي يمكنها استضافة المؤتمرات. العديد من هؤلاء متخصصون في أنواع معينة من الأحداث.
لكن تكلفة المكان ليست سوى جزء واحد من اللغز. إليك بعض العوامل الأخرى التي يجب مراعاتها عند البحث عن المكان المناسب:

الحجم: من الواضح أن حجز مكان صغير للغاية حيث يتعين على الجميع الضغط على غرفة صغيرة فكرة سيئة. وبالمثل ، فإن تأمين مكان عملاق لجمهور متواضع نسبيًا لن يؤذي محفظتك فحسب ، بل سيجعل المؤتمر يشعر بالفراغ وقلة الحضور.
الموقع: من الأفضل اختيار مكان منعزل إلى حد ما بحيث يكون المشاركون أكثر قدرة على التركيز على المؤتمر نفسه. والأفضل من ذلك إذا كان المكان به محيط هادئ وخلاب لمساعدة الناس على الاسترخاء.
الغلاف الجوي: من الأهمية بمكان أن تتناسب أجواء المكان مع الجمهور والموضوع المستهدفين. لا ترغب في استضافة مؤتمر أعمال داخل صالة ألعاب رياضية عملاقة ، على سبيل المثال.
التسهيلات: هل يحتوي المكان على التصميم المناسب وأنماط غرفة الاجتماعات المناسبة لاحتياجاتك؟ هل لديها التسهيلات اللازمة مثل غرف أصغر لجلسات الاختراق؟
الإقامة: هل يوفر المكان إقامة أم أن هناك فنادق قريبة؟
خدمات المطاعم: هل يشمل الطعام أو يمكن لشركات التموين الخارجية الوصول والعمل بسهولة داخل المكان؟ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فهل هناك مطاعم ومقاهي مناسبة في المنطقة؟ (ضع في اعتبارك أي متطلبات غذائية خاصة: نباتي ، كوشير ، خالٍ من الجوز ، إلخ.)
المواصلات: ما مدى سهولة سفر المشاركين إلى الموقع بواسطة وسائل النقل العام؟ هل هناك أماكن كافية لوقوف السيارات لمن يقود؟
الجوانب التقنية: هل يمتلك المكان معدات تكنولوجيا المعلومات والصوت والفيديو المناسبة؟ ستحتاج إلى شاشات العرض والميكروفونات والكثير من نقاط الشحن للمشاركين و — بالطبع – وصول WiFi قوي.
عند التفاوض مع الأماكن المحتملة ، حاول ترتيب الوصول المبكر إلى المكان حتى تتمكن من القيام “بالجري الجاف” أو جولة مع فريقك قبل المؤتمر. يجب أن تكون قادرًا على التأكد من أن كل التفاصيل موجودة قبل اليوم الكبير.

نصيحة سريعة: إذا وجدت مكانًا رائعًا خارج ميزانيتك ، فراجع ما إذا كان يمكنك التفاوض على رسوم أقل مقابل عقد متعدد السنوات (بشرط أن تنظم مؤتمرًا متكررًا). إذا كنت تعتقد أن العثور على المكان المناسب أمر صعب للغاية ، ففكر في الحصول على مكتشف مكان لرعايته نيابة عنك.

مزيد من القراءة والأدوات
أداة ممتازة لتقدير السعة وإيجاد الأماكن: حاسبة سعة الغرفة

الخطوة 7: ترتيب خدمات التموين والموردين الآخرين [اختياري]

عادة ، يوفر مكان مخصص للمؤتمرات تقديم الطعام في الموقع. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فستحتاج إلى جلب البائعين الخارجيين.

حدد نوع المرطبات التي تريد تقديمها وعدد فترات الراحة المتاحة للطعام. احجز ما يصل إلى ساعة لتناول طعام الغداء واستراحة لمدة 15-20 دقيقة للقهوة والوجبات الخفيفة. تذكر: إذا كانت هناك مساحة في ميزانيتك ، فمن الأفضل دائمًا تناول الوجبات الساخنة المناسبة بدلاً من السندويشات عندما يتعلق الأمر بالغداء.

تريد أن تتأكد من أن شركة التموين يمكنها التعامل مع الخدمات اللوجستية في يوم الحدث. أفضل رهان هو العثور على شركة محلية قريبة من مكان المؤتمر

لتجنب المشاكل والتأخيرات المحتملة المتعلقة بحركة المرور.


لا تنسى التحقق من مدى مقدرة مقدم الخدمة على معرفة العدد النهائي والقائمة وأي متطلبات غذائية خاصة. وبهذه الطريقة ستعرف أيضًا تاريخ “RSVP by” الذي يجب وضعه على دعوة المؤتمر.


فكر في أي بائعين خارجيين آخرين قد تحتاجهم ، مثل شركة تزيين أو موردي معدات تكنولوجيا معلومات خاصة.


مزيد من القراءة والأدوات
اقتراحات للعثور على بائعين رائعين: 6 نصائح لاختيار أفضل بائعي الأحداث

خطط لمؤتمرك مع Billetto. قم بإنشاء صفحة مؤتمر لبيع التذاكر وتسجيل الردود على الدعوات وجمع معلومات حول المندوبين لديك.
التخطيط لمؤتمر بلدي


الخطوة 8: اصطف مكبرات الصوت

قد تكون هذه الخطوة الأكثر أهمية على الإطلاق. مكبرات الصوت الخاصة بك هم نجوم المؤتمر الخاص بك. تريد تشكيلة قوية من أجل جذب الحضور وضمان تجربة مهنية.


إحدى الطرق المؤكدة للحصول على الجذب هنا هي تأمين مكبر صوت واحد كبير الاسم أولاً. شخص معروف جدا ومحترم داخل المجال. سيؤدي ذلك إلى تعزيز مصداقيتك في نظر المتحدثين المحتملين الآخرين ويزيد من احتمالية اشتراكهم.


ابدأ بالبحث عن قادة الفكر الذين يركزون على نفس الموضوعات مثل مؤتمرك. إنشاء قائمة ذات أولوية للمتحدثين المحتملين الذين ترغب في دعوتهم. ثم ابدأ في إجراء تلك المكالمات وكتابة تلك الرسائل الإلكترونية.


إليك بعض الأشياء التي يجب معالجتها:

التعويض: هل يحتاجون إلى رسوم المتحدث أو أشكال أخرى من التعويض للمشاركة؟
المعدات الداعمة: هل يعتمد عرضها على معدات تكنولوجيا المعلومات المحددة أو غيرها من الأدوات الدعائية؟
متطلبات خاصة: هل لديهم تفضيلات غذائية معينة؟ هل سيحتاجون لترتيب وسائل النقل والإقامة لهم؟
اعمل على قائمتك بينما تملأ الفراغات الزمنية المخصصة تدريجيًا بمكبرات صوت عالية الجودة.


ولكن لا تتخلص من هذه القائمة حتى الآن! تريد الحصول على الكثير من مكبرات الصوت الاحتياطية في حالة إلغاء بعض مكبرات الصوت ذات الأولوية الأولى. يجب أن يكون لديك دائمًا خطة ب.


يمكنك أيضًا التفكير في تعيين بعض المتحدثين المحليين. ستوفر على وسائل النقل وتضفي جوًا من المصداقية على المؤتمر.


مزيد من القراءة والأدوات
رؤى عظيمة حول ما يريده المتحدثون: تنظيم مؤتمر؟ إليك 10 أشياء يريد المتحدثون منك أن تضعها في اعتبارك
نصائح حول تعقب مكبرات الصوت: 3 طرق ابتكارية لتعقب مكبرات الصوت المحتملة للحدث التالي الخاص بك

الخطوة 9: ضع جدول أعمال

الآن بعد أن أصبحت العناصر الرئيسية في مكانها ، فقد حان الوقت لتشكيلها في جدول أعمال مفصل. من الناحية المثالية ، تريد أن يكون جدول أعمالك في مكانه قبل أربعة أشهر على الأقل من بدء المؤتمر.


تذكر أن الهدف الرئيسي للمؤتمر هو إلهام الناس وتوسيع آفاقهم. لا يمكنك فعل ذلك بدون فهم الحضور.


حاول الدخول في ذهن أحد الحاضرين النموذجيين والإجابة على بعض الأسئلة الرئيسية: ما هي توقعاتهم؟ ما هي المعرفة التي لديهم بالفعل وماذا يرغبون في معرفة المزيد عنه؟ ما أنواع الجلسات (العروض التقديمية ، ورش العمل ، وما إلى ذلك) التي يمكن أن تساعدهم على استيعاب الأفكار التي تمت مناقشتها؟


مسلحًا بهذه المعلومات ، يمكنك البدء في صياغة جدول أعمال. قد يبدو جدول أعمال المؤتمر عالي المستوى كالتالي:

اليوم 1:
الخطاب الرئيسي لتحديد الموضوع من قبل المتحدث المؤثر
عروض المتحدث
عشاء مشترك
اليوم 2 وما بعده:
جلسات وورش عمل أقصر
أنشطة الشبكات وبناء الفريق
اليوم الأخير:
متحدث تحفيزي لإنهاء مذكرة عالية
عندما يتعلق الأمر بالجلسات الأقصر ، هناك الكثير للاختيار من بينها: محاضرات المجموعات الصغيرة ، وورش العمل ، وجلسات تفاعلية ، وجلسات الأسئلة والأجوبة ، وغيرها الكثير (انظر المقالة المرتبطة أدناه).


تتراوح مدتها عادة من ساعة إلى ساعتين وتعتمد على موضوع المؤتمر. ستحتاج أيضًا إلى تحديد ما إذا كان سيتم مشاركة الجميع في جميع الجلسات أو تشغيل عدد منهم بالتوازي والسماح للأشخاص باختيار مواضيعهم المفضلة.


مزيد من القراءة والأدوات
أفكار لمؤتمر جذاب: أفكار مؤتمر تفاعلي لإشراك جمهورك
أفكار للجلسات القصيرة: 5 أفكار إبداعية لجلسات المؤتمر
نموذج عمل جدول أعمال المؤتمر: جدول أعمال المؤتمر (الصيغة الأساسية)

الخطوة 10: ابدأ تسجيل الحضور

لقد حان الوقت أخيرًا لما يمكن القول أنه الجزء الأكثر إثارة: دعوة الأشخاص إلى الاشتراك في مؤتمرك!


خيارك الأفضل هو إنشاء موقع إلكتروني احترافي للمؤتمر. على الأقل ، يجب أن يشمل:

نطاق مناسب (على سبيل المثال www.myconferencename.com)
تفاصيل يجب معرفتها عن المؤتمر (أين ومتى ومن ومن وماذا ولماذا)
تقويم / برنامج مؤتمر قابل للتصفح
استمارة التسجيل حيث يمكن للناس الاشتراك أو شراء التذاكر
ستضيف موقع المؤتمر إلى جميع مواد التسويق والمعلومات في المستقبل.


ألا تمتلك الموارد اللازمة لإنشاء موقع ويب مخصص؟ خيارك الآخر هو موقع تذاكر طرف ثالث مثل Billetto. هنا ، يمكنك بسهولة إنشاء صفحة حدث لمؤتمرك بكل التفاصيل الرئيسية.


بالإضافة إلى ذلك ، تهتم مواقع التذاكر بمعالجة المدفوعات وإصدار التذاكر نيابة عنك ،

مما يوفر عليك صداع القلق بشأن المهام الإدارية الإضافية.


مزيد من القراءة والأدوات
دليل بيع تذاكر الحدث: كيفية بيع تذاكر الحدث
نموذج التسجيل: استمارة تسجيل المؤتمر

الخطوة 11: الترويج للمؤتمر الخاص بك

لديك الآن مكانك ، ومكبرات الصوت الرئيسية ، وبرنامج مؤتمرات واضح ، وموقع ويب (أو صفحة حدث) لتوجيه الأشخاص إليه. من الآن فصاعدًا ، ينصب تركيزك الأساسي على الترويج للمؤتمر عبر جميع القنوات المتاحة.


إذا لم يكن مؤتمرك مجانيًا ، فسترغب في تحديد السعر المناسب. من ناحية أخرى ، يجب أن تساعد رسوم المؤتمر في تغطية التكاليف الخاصة بك. من ناحية أخرى ، لا تريد تسعير الحضور المهتمين والانتهاء من مؤتمر نصف محجوز. يمكنك التفكير في سلم دفع منزلق بناءً على الحالة المهنية للأشخاص (على سبيل المثال ، يدفع الطلاب رسومًا أقل).


هل تريد الترويج لمؤتمرك في وضع عدم الاتصال؟ تريد عمل كتيب عالي الجودة مع جدول أعمال المؤتمر ورابط مرئي إلى موقع الويب الخاص بك أو موقع التذاكر.


على الإنترنت ، لديك طرق عديدة للترويج لمؤتمرك بميزانية صغيرة نسبيًا:

مواقع التواصل الاجتماعي (Facebook ، LinkedIn ، Twitter – كل هذا يتوقف على جمهورك)
المنتديات ذات الصلة التي قد يحضر فيها الحاضرون المحتملون (على سبيل المثال ، منتدى للمهندسين حيث يمكنك الترويج لمؤتمرك الفني)
المدونات الخاصة والبيانات الصحفية
إذا كان الترويج الخاص بك يعتمد بشكل كبير على وسائل التواصل الاجتماعي ، ففكر في علامة تصنيف جذابة يمكنك استخدامها كلما نشرت موضوعًا عن المؤتمر القادم.


لا تنس تشجيع المتحدثين على الترويج للمؤتمر لجمهورهم على قنواتهم الخاصة. لديهم مصلحة خاصة في القيام بذلك ويمكنهم تعريض المؤتمر للأشخاص الذين هم أكثر عرضة للاهتمام (بعد كل شيء ، هم بالفعل مثل المتحدثين ، أليس كذلك؟).


قم بدعوة الصحفيين في المجال الذي اخترته لتغطية – وربما حتى – حضور المؤتمر. عند التواصل مع وسائل الإعلام ، من الأفضل إبقاء عرضك بسيطًا وقصيرًا (حتى صفحة واحدة) ، مع التركيز بشكل أساسي على 5Ws (من وماذا ومتى وأين ولماذا).


مزيد من القراءة والأدوات
دليل لترويج المؤتمر مع قائمة مواقع الإعلان: الترويج للمؤتمر الخاص بك
نصائح حول الترويج عبر الإنترنت: 10 طرق مجانية للترويج لحدثك عبر الإنترنت

الخطوة 12: الاهتمام بالتخطيط في الموقع

في هذه الخطوة ، يمكنك الرجوع إلى التفاصيل الدقيقة للتعامل مع الكيفية التي سيتنقل بها الحضور فعليًا في المكان في اليوم. إليك بعض الأسئلة التي تريد الإجابة عنها:

هل ستكون هناك خزانة ملابس؟
من سيدير ​​الأبواب ويفحص التذاكر؟
أي لغة سيتم استخدامها للحدث الرئيسي؟
ما هي الغرف التي يجب حجزها لجلسات الاستراحة؟
أين سيتم تقديم المرطبات؟
هل سيكون لديك مساحة عرض حيث يمكن للجهات الراعية والبائعين إقامة جناح؟
أفضل طريقة لتحقيق ذلك هي اتباع جدول أعمال اليوم ووضع نفسك مكان الحضور. حاول أن تتخيل كيف سيتصرفون في اليوم وما قد يحتاجون إليه.


كما ذكرنا سابقًا ، من الأفضل الوصول المبكر إلى المكان حتى تتمكن من فحص المساحة وإعداد خطة مفصلة مسبقًا. إذا كان لديك متعهدون خارجيون أو موردون آخرون ، فقم بالتخطيط للتجول حتى يتعرفوا أيضًا على التصميم وموقع المطبخ وما إلى ذلك.


من خلال التحقق من الأشياء شخصيًا ، فأنت على استعداد أفضل للتعامل مع أي مشكلات قد تنشأ في يوم المؤتمر. بالحديث عن هذا الموضوع…

الخطوة 13: استضافة المؤتمر

اليوم الكبير هو في النهاية هنا!


شريطة أن تكون قد اتبعت جميع الخطوات المذكورة أعلاه ولديك فريق من المتطوعين المسؤولين عن الأنشطة اليومية ، فلا داعي للقلق كثيرًا.


إليك بعض المواقف التي قد تتطلب انتباهك:

استدعاء مكبرات الصوت الاحتياطية في حالة أي إلغاء في اللحظة الأخيرة
التعريف الشخصي للمؤتمر والمتحدثين الرئيسيين
التأكد من أن العروض التقديمية لا تتجاوز الوقت المخصص لها
المشاركة في التواصل وتسهيل المحادثات
جمع تعليقات الحضور شخصيًا عند افتتاح المؤتمر
التواصل مع الصحفيين وغيرهم من المشاركين في المؤتمر
اليوم ، تجني ثمار عملك الشاق وتستمتع بالمؤتمر الملهم (على أمل).


مزيد من القراءة والأدوات
نصائح حول جمع تعليقات الجمهور: جمع التعليقات في الأحداث [أفضل الممارسات]

الخطوة 14: المتابعة بعد المؤتمر

بعد انتهاء كل شيء ، لا يزال لديك القليل من العمل للقيام به.


يجب عليك المتابعة مع جميع الأشخاص المعنيين: فريقك والمتحدثون والمتطوعون والبائعون – وبالطبع – الحضور. تريد المتابعة لسببين رئيسيين:

قل “شكرًا”: يجب أن تشكر الجميع على مشاركتهم وجهودهم. هذه ليست مجاملة شائعة فحسب ، بل ستترك أيضًا انطباعًا إيجابيًا. هناك فرصة جيدة لأن هذا ليس مؤتمرك الأخير ، لذلك تريد رعاية أي اتصالات قمت بها.
اجمع التعليقات: هذه هي الفرصة المثالية لسماع رأي الناس في المؤتمر وما يمكن عمله بشكل أفضل في المستقبل.
إن أسهل طريقة لجمع المدخلات هي إرسال بريد إلكتروني إلى الجميع رابطًا إلى استطلاع عبر الإنترنت.